احتمالا تا به حال چندین بار واژه کدینگ و یا کد گذاری کالا بارها به گوشتان خورده، ولی به احتمال زیاد این واژه آشنایی نداشته باشید؛ یا اگر آشنایی دارید، اطلاعات کافی در این زمینه ندارید. در این مطلب میخواهیم شما را با کدینگ و انواع سیستم کدینگ آشنا کنیم پس تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
کدینگ چیست؟
کدینگ یا کدگذاری ، فرایندی است که هر موسسه ، شرکت ، سازمان و بنگاه اقتصادی کوچک یا بزرگ با آن سروکار دارد. یک فروشنده جزء برای فروش کالاهایش از کد استفاده می کند. یک فروشگاه بزرگ نیز هنگام انجام عملیات فروش در صندوق فروشگاه ، از کدهای میله ای ( بارکد ) روی کالا استفاده می کند. یک شرکت پخش نیز برای سر و سامان دادن به امورات خود، لیستی شامل نام و کد کالاها، نام و کد و آدرس مشتریان، نام و کد و آدرس انبارها و … را نگهداری می کند.
یک کارخانه یا تولیدکننده هم از نام ها و کدهای لازم برای نیروی انسانی ، کالا ها ، انبار ها ، حساب های مالی ، نامه ها و مکاتبات و … استفاده می کند. در سطح یک مدرسه یا دانشگاه یا درمانگاه هم کدینگ افراد و پرونده ها و … کاربرد دارد. در سطح یک کشور نیز کد ملی افراد ، کد پستی مکان ها ، کد یا شماره برای خودروها ، شماره پلاک ثبتی برای املاک ، کد تلفن شهرها و … وجود و کاربرد دارد. در سطح بین المللی هم با کدهای مختلفی مواجه هستیم. کدی که به کالاها داده می شود تا در گمرکات تمام کشورها، مسئولین امور گمرکی، بازرگانان و تجار و سایر افراد ذیربط شناخت یکسانی از آنها داشته باشند ( کد تعرفه یا HS ) ، کد فعالیت های اقتصادی ، کد محصولات و خدمات یا CPC و ده ها کد دیگر که برای مقاصد مختلف به موجودیت ها و اشیاء گوناگون داده می شود.
کلمه کدینگ علمی است که با استفاده از حروف و علائم برای مختصر کردن و جلوگیری توضیحات اضافی یک نوشته، شکل و یا هر مطلبی مورد استفاده قرار می گیرد. این کلمه ریشه در زبان انگلیسی دارد که معنای فارسی آن را می توان رمزینه یا رمزنگاری بیان کرد که برای اهداف بسیاری می توان مورد استفاده قرار داد. استفاده از کدینگ یا کدگذاری کالا ها و اقلام، به ما کمک می کند که مراحل مانند مختلف مانند سفارش دهی و خرید، ایجاد کاتالوگ معرفی کالا برای فروش ، صدور فاکتور ، دریافت کالا ، موجودی گیری ، و … را با کمک سیستم های اطلاعاتی راحت تر انجام دهیم.
انواع کدینگ یا کدگذاری کالا
کدینگ یا کدگذاری کالا انواع و روش های مختلفی دارد که در ادامه با برخی از آن ها آشنا خواهید شد.
روش کد گذاری با حروف الفبا و اعداد
به جای استفاده از نام و مشخصات طولانی کالاها معمولا برای هر یک از اقلام انبار یک شماره شناسایی یونیک اختصاص می دهند که در تمام مراحل سفارش ، انبارش ، و مصرف کاربرد گسترده دارد کد گذاری نخستین گام در راه برقراری نظم معنا دار در سیستم های اطلاعاتی به شمار می رود به عبارت دیگر کدگذاری یعنی شماره بندی منطقی کالاهابر حسب طبقات و گروه های هم خانواده که کلیه اشخاص قادر باشند با زبانی مشترک و قابل فهم نسبت به شناسایی کالا اقدام کنند. برای کدگذاری کالاها ممکن است از اعداد ، حروف الفبای فارسی یا انگلیسی ، علائمی از قبیل ستاره ، علامت ضربدر، اعشار ، یا علامت های قراردادی دیگر مانند رنگ ، حجم ، وزن ، طول و … استفاده شود.
متداول ترین روش های کد گذاری عبارتند از :
1- روش الفبایی یا حروفی
2- روش شماره گذاری ساده با اعداد ترتیبی
3- روش شماره گذاری با استفاده از حروف و اعداد
4- شماره گذاری به روش نیمونیک
5- روش شماره گذاری با استفاده از اعشار (روش دیویی)
6- روش شماره گذاری با استفاده از دسته بندی گروهی یا خانواده اقلام
7- روش شماره گذاری طبقات کالا با استفاده از اعداد
HS Code یا کد بین المللی کالا
HS Code یک سیستم عملکرد استاندارد سازی کنترل شناسایی و طبقه بندی محصولات می باشد که توسط دولت ها با توجه به سیاست های مالیاتی ، قیمت گذاری ، بودجه بندی و اقتصاد طراحی می شوند .
اقدامات تعرفه ای و غیر تعرفه ای مقررات تجارت بین المللی و انواع دیگر از فعالیت های اقتصادی خارجی و همچنین نگهداری از آمار گمرک در این سیستم گنجانده شده است.
در بازرگانی بین المللی تمامی کالاهای تجاری طبق یک استاندارد هماهنگ جهانی دسته بندی شده و در کتاب مقررات صادرات و واردات ایران (تهیه شده توسط دفتر مقررات صادرات و واردات سازمان توسعه تجارت ایران ) نیز کالاها در ۲۱ قسمت و ۹۸ فصل در فرمت دو رقمی تا هشت رقمی کدگذاری و بطور سالیانه منتشر و در دسترس عموم قرار می گیرد.
هر کالا دارای یک کد ( شماره تعرفه ) هشت رقمی استاندارد بوده و در تمامی سازمان ها از جمله سازمان امور مالیاتی کشور ، سازمان توسعه تجارت ، وزارت صنعت ، معدن و تجارت بطور یکسان مورد استفاده قرار می گیرد که گویای مشخصات کالا می باشد.
کد کالای بین المللی مشخص کننده بسیاری از جزئیات کالا می باشد که در بازارهای جهانی خریداران و فروشندگان کالا در فاکتورهای فروش خود کد بین المللی کالا که همان HS – CODE می باشد را در فاکتور های خود ثبت می کنند.
به بیان دیگر HS Code یک سیستم عملکرد استاندارد سازی کنترل شناسایی و طبقه بندی محصولات می باشد که توسط دولت ها با توجه به سیاست های مالیاتی ، قیمت گذاری ، بودجه بندی و اقتصاد طراحی می شوند .
سیستم کدینگ MESC
از مسایل ضروری درصنایع از جمله پتروشیمی، مدیریت موجودی و خرید به موقع قطعات یدکی می باشد. در انبارها معمولا اقلام مشابهی وجود دارند که برای مدیریت این اقلام نیاز به استاندارد مشخصی می باشد. به این استاندارد، سیستم کدینگ MESC می گویند که مخفف Material and Equipment Standards and Code می باد. طبقه بندی کالا با MESC یک نوع استاندارد سازی برای کالاهای موجود در انبار می باشد، بدین ترتیب که، کالاهایی که کاربرد مشابه یا وجه اشتراکی دارند در یک دسته، طبقه بندی می شوند.
سیستم MESC با هدف شناسایی کالاها و طبقه بندی آنها ایجاد شده است. این سیستم کمک بزرگی به پرسنل واحدهای عملیاتی در امور مربوط به مدیریت انبار انجام داده است. این سیستم مزایای مختلفی در سطح داخلی و بین المللی برای شرکت های پتروشیمی به همراه دارد. از جمله پروژه های موفق رایان پرسیس در این حوزه می توان به “نصب و راه اندازی سیستم انبارداری تحت وب رادیکال در مجتمع گاز پارس جنوبی“ اشاره کرد.
مزایای سیستم کدینگ : MESC
- وجود یک تعریف مشترک برای کالای مشخص
- وجود روشی استاندارد برای چیدمان کالا در انبار
- سهولت در عملیات سوابق گردش کالا
- کاهش تنوع اقلام و قطعات
- صرفه جویی در زمان جهت نوشتن اسناد
- کاهش خطای انسانی در نوشتن شرح کالاها
سیستم کدگذاری ناتو (NCS)
بزرگترین سیستمی است که برای کدگذاری اقام تدارکاتی و ایجاد"کاتالوگ طرف خریدار" 5 در دنیا به کار گرفته میشود. این سیستم، علاوه بر تخصیص کد به هر قلم کالای تدارک شده، کاتالوگ کالا را نیز فراهم می‌کند که نیازهای اطلاعاتی کاربران قلم کالا در آن برآورده میشود. سیستم کدگذاری ناتو، در بخش نظامی و غیرنظامی آمریکا و بخش نظامی کشورهای عضو پیمان ناتو و دیگر کشورهای هم پیمان (مانند استرالیا، عربستان، مصر، افریقای جنوبی و ...) استفاده میشود
در سیستم کدگذاری ناتو، هر کالای تدارکاتی با یک نام و مجموعه "مشخصه-ارزش" توصیف و دارای کاتالوگ م یشود. نام های کالاها، عنوان مشخصه ها و ارزش ها یا مقادیری که هر مشخصه می تواند بگیرد و واحدهای اندازه ها استاندارد شده اند.
دلیل این کار این است که با استاندارد، همه ذی نفعان برای اصطلاحات مربوط به نام کالا، مشخصه کالا، مقدار مشخصه و واحد اندازه اجماع نموده اند.
سیستم کدگذاری ناتو، اسنادی را به عنوان راهنمای شناسایی هر نوع از کالاها دارد که در آن ها تمام جزئیات و نکات موردنیاز برای شناسایی یک قلم کالا ذکر شده است. سندهای راهنمای شناسایی در سیستم کدگذاری ناتو، 6FIIG نام دارند.
کد آیسیک ISIC
کد آیسیک مخفف International Standard Industrial Classification (سیستم بین المللی طبقه بندی استاندارد صنایع) است. کد گذاری به عنوان روش ساده و دقیق برای تعیین هویت کالا، قطعات، مدارک و اموال، سال‌ها است که در سطه شرکت هاو زنجیره‌های تأمین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
با کمک این سیستم جریان اطلاعات به ویژه جریان اطلاعات محصول و موجودی‌ها تسهیل شده و تمام واحد‌ها به ویژه در شرکت‌های بزرگ برداشت ثابت و یکسانی را از هر کد دارند که صحت اطلاعات برنامه ریزی را تأمین می‌کند.
شورای اجتماعی اقتصادی سازمان ملل به توصیه کمیسیون آمار با توجه به ضرورت مقایسه بین المللی آمار‌های اقتصادی، در سال ۱۹۴۸ متن اولیه طبقه بندی استاندارد همه رشته فعالیت‌های اقتصادی را پذیرفت.
همچنین از تمام کشورها و شرکت‌ها خواست که به همین روش طبقه بندی اطلاعات خود را انجام دهند و کد ISIC را به عنوان طبقه بندی اصلی لحاظ کنند.
تقریباً می‌توان گفت تمام واحدهای مختلف سازمان ملل از این طبقه بندی برای آمار خود استفاده کرده اند و بسیار در جهت آمارگیری و طبقه بندی و فهم کلی اقتصاد در سطح جهانی کارآمد بوده است.
با این وجود که متن اولیه آن در سال ۱۹۴۸ منتشر شده و در سازمان ملل نیز پذیرفته شد، ولی در طول سال‌ها دست خوش تغییرات و اصلاحیاتی نیز گشته است از جمله در سال‌های ۱۹۵۸، ۱۹۶۸، ۱۹۹۰، ۲۰۰۲ و همچنین در سال ۲۰۱۹ نیز قرار اصلاحاتی بر روی آن صورت گیرد.
سیستم ISIC یک طبقه بندی بر مبنای نوع فعالیت اقتصادی میباشد و نه کالاها و خدمات.
کد GS1
شاید عنوان کد GS1 عنوان درستی نباشد زیرا GS1 نام سازمان صادر کننده کدهای بین المللی کالاهاست و انواع مختلفی از کدها را صادر می کند که به همگی آنها کد GS1 گفته می شود. در واقع عبارت درست کد سازمان GS1 است. کد GS1 یک غلط مصطلح است که به کدهای GTIN سازمان GS1 اتلاق می شود. از آنجا که کد GTIN پرکابردترین و شناخته شده ترین کد GS1 در سطح خرده فروشی می باشد، لذا به جای شناخته شدن به کد GTIN به عنوان کد GS1 شناخته می شود.
کد GTIN چیست ؟
شناسه جهانی قلم کالای تجاری [Global Trade Item Number](GTIN) یک شناسه بین‌المللی است که توسط سازمان جهانی GS1 ارائه شده و در بیش از 110 کشور دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد. کدی یکتا با تعداد ارقام به طور معمول 8، 12، 13 یا 14 رقم است و در ایران معمولا کد 13 رقمی رایج است که با پیش شماره 626 شروع میشود که مشخص کننده کالا میباشد.
کد GTIN برای کلیه کالاها قابل صدور و استفاده در بازرگانی داخلی و خارجی است و امکانات و مزایای فراوانی برای تولید کنندگان و تأمین کنندگان و حتی خریداران به دنبال دارد.
جمع بندی
امروزه در صنعت انبارداری بدون طبقه بندی کالا و کد گذاری نمیتواند به راحتی کار کرد و اگر از روش های مختلف کدگذاری کالاها استفاده نشود، مشکلات زیادی ایجاد خواهد شد.
در این مطلب سعی کردیم شما را با کدینگ و انواع آشنا کنیم و به صورت مختصر و مفید به شما بگوییم که این سیستم های کدینگ توسط چه مراجه ای صادر میشوند و نحوه استفاده از آنها چگونه است. امیدواریم که این مطلب بتواند به خوبی شما را با این موضوع ها آشنا نماید.